En los tiempos que vivimos, ir de prepotente ayuda muy poco. Las instituciones tiene que reinventarse para sobrevivir y en ese “reinventarse” deben de volver a su esencia fundamental, el servicio al ciudadano. Un concepto que parece olvidado y que era bastante habitual en los primeros años de vigencia de nuestra actual Carta Magna.
Los responsables de protocolo en estas instituciones tenemos un papel destacado, en las relaciones institucionales y sobre todo en las diferentes fases que afectan en la organización de los actos y eventos. En nuestro trabajo diario es importante aplicar grandes dosis de humildad y accesibilidad con todo el mundo, tanto con las autoridades, como los invitados, los medios de comunicación, o los profesionales que intervienen en la planificación y producción de los eventos.
En medio de todo este proceso, podrán surgir dudas, problemas, errores. Asumirlos y disculparnos allana el camino para solucionarlos.
Fernando Estrela, del departamento de Protocolo de la Generalitat Valenciana, afirmaba en el Primer Foro Interprofesional sobre Organización de Eventos, Protocolo y Relaciones Institucionales, celebrado en Alicante el pasado 11 de mayo, promovido por la delegación de la Comunidad Valenciana de Asociación Española de Protocolo y el Instituto Mediterráneo de Estudios de Protocolo que “somos la primera imagen de nuestras autoridades… Por eso tenemos que sonreír y disculparnos, amar a la autoridad, pero también al anfitrión, al invitado …”.
Oscar López, Jefe de Protocolo del Ayuntamiento de Elche, comentaba en este mismo foro la importancia de tratar bien a aquellos profesionales que intervienen en los actos. “Solo si consigues un buen ambiente”, nos decía, “podrás solventar situaciones complicadas, logrando un plus de aportación de todos los componentes del equipo”.
Pero además, el responsable de protocolo debe preocuparse de establecer unas relaciones fluidas y personalizadas con los medios de comunicación, facilitarles el trabajo, bien directamente o de forma coordinada con el departamento de comunicación. No se puede tratar a patadas a los periodistas, llevarlos y traerlos como si te dedicaras al pastoreo. Poder se puede, pero la imagen de la intuición que representas va a salir mal parada.
Es muy importante conseguir un equipo de colaboradores que se involucre, que viva intensamente el proyecto. Para ello hay que mantener las reuniones necesarias de coordinación, delegar responsabilidades, consultar dudas, proponer ideas, motivarles, hacerles sentir importantes para el éxito del evento.
Mantener una comunicación interna con todos los invitados y con las autoridades que van a participar suele dar buenos resultados. Remitir individualmente notas de protocolo, sobre el desarrollo del acto y su intervención en el mismo. Enviar a los invitados tarjetones adjuntos con notas sobre la forma de confirmar la asistencia, recomendaciones y horarios de acceso. Recibirlos a la llegada al evento, explicarles el desarrollo del acto, facilitarles el contacto con los anfitriones, autoridades y el resto de invitados, tener en cuenta sus discapacidades, sus problemas de alimentación....
Y a todo esto añadiría un detalle. Tenemos que respetar al resto de responsables de protocolo que intervienen en los actos. Cuando lleguemos a “casa ajena”, pidamos permiso para entrar, y no movamos un solo detalle sin contar con el responsable de protocolo de la entidad anfitriona, explicando nuestro punto de vista, nunca imponiendo.
Mi apreciado compañero Ramón Peche, Jefe de Protocolo del Ayuntamiento de Aranjuez, ofrecía una ponencia marco en el inicio del citado foro alicantino, que suscribiría en su totalidad, en la que realizaba una afirmación contundente: ”Solo los necios se burlan del protocolo, porque el protocolo nos simplifica la vida”.
“Simplifiquemos la vida” por tanto a través de los eventos. Ofrezcamos buena comunicación, facilitemos las relaciones interpersonales. Conozco profesionales que les cuesta asumir estos nuevos retos. Les invitaría a relajarse y a disfrutar de esta maravillosa profesión, contactando con tantas y tantas personas que merecen la pena y que solo esperan un mínimo gesto por su parte.
ok
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